1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen des Coachings ist:

Robin Heinicke
Weststr. 1
06577 An der Schmücke
E-Mail: robinheinicke-coaching@outlook.com

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie zur Ausübung der Ihnen zustehenden Rechte können Sie sich jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten an mich wenden.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, für die Durchführung des Coachings oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt.

Die Abschnitte 3 bis 8 betreffen den Besuch dieser Website. Die Abschnitte 9 bis 24 betreffen die Verarbeitung im Rahmen eines laufenden Coachings.

3. Hosting

Diese Website wird über Cloudflare Pages bereitgestellt, einen Dienst der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum tritt die Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München, als Vertragspartner auf. Cloudflare verarbeitet die Daten in meinem Auftrag; es besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere:

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website sowie in der Abwehr von Angriffen.

Cloudflare betreibt ein weltweites Servernetz und liefert die Website vom jeweils nächst gelegenen Standort aus. Dabei kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, stattfinden. Cloudflare stützt solche Übermittlungen nach eigenen Angaben auf Standardvertragsklauseln sowie ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen.

Nähere Angaben finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare: cloudflare.com/de-de/privacypolicy.

4. Terminbuchung über Calendly

Für die Vereinbarung eines kostenlosen Erstgesprächs setze ich den Dienst Calendly der Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA ein.

Der Buchungskalender ist auf der Startseite direkt eingebunden und wird beim Aufruf der Seite automatisch geladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Calendly übertragen, noch bevor Sie eine Eingabe machen.

Wenn Sie einen Termin buchen, werden zusätzlich die von Ihnen eingegebenen Daten – insbesondere Name, E-Mail-Adresse und der gewählte Termin – an Calendly übertragen und dort verarbeitet. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Rechtsgrundlage für das automatische Laden noch offen. Für das Laden beim Seitenaufruf – also vor jeder Handlung des Besuchers – ist entweder eine Einwilligung nötig (dann braucht die Seite ein Consent-Banner) oder ein tragfähiges berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Alternativ lässt sich der Kalender wieder so einbinden, dass er erst nach einem aktiven Klick lädt – dann entfällt die Frage. [[ENTSCHEIDUNG TREFFEN UND DIESEN KASTEN ENTFERNEN]]

Zur Übermittlung in die USA gibt Calendly an, sich auf [[EU-US DATA PRIVACY FRAMEWORK ODER STANDARDVERTRAGSKLAUSELN — bei Calendly prüfen]] zu stützen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Calendly: calendly.com/de/privacy.

5. Schriftarten

Diese Website verwendet die Schriftarten Archivo und Newsreader. Beide sind lokal auf dem Server dieser Website gespeichert und werden von dort geladen. Es besteht keine Verbindung zu Servern Dritter, insbesondere nicht zu Google Fonts. Es werden dabei keine Daten an Dritte übertragen.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie mich per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage der Vertragsanbahnung dient, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für den E-Mail-Verkehr nutze ich einen Dienst der Microsoft Corporation (Outlook). Die Verarbeitung erfolgt nach den für diesen Dienst geltenden Bestimmungen von Microsoft.

7. Verlinkung zu Instagram

Im Fußbereich der Website befindet sich ein Link zu meinem Instagram-Profil. Es handelt sich um einen einfachen Verweis, nicht um eine Einbettung von Inhalten. Beim Aufruf dieser Website werden dadurch keine Daten an Instagram übertragen. Erst wenn Sie den Link aktiv anklicken, werden Sie zu Instagram weitergeleitet; ab diesem Zeitpunkt gilt die Datenschutzerklärung von Instagram bzw. der Meta Platforms Ireland Limited.

8. Reichweitenmessung mit Cloudflare Web Analytics

Zur Auswertung der Nutzung dieser Website setze ich Cloudflare Web Analytics ein, einen Dienst der Cloudflare, Inc. bzw. der Cloudflare Germany GmbH (Anschriften siehe Abschnitt 3).

Cloudflare Web Analytics arbeitet ohne Cookies und ohne Wiedererkennung einzelner Besucher. Es wird kein Identifikator auf Ihrem Gerät gespeichert oder ausgelesen, es findet kein geräteübergreifendes Tracking statt und es werden keine Profile gebildet.

Erhoben werden ausschließlich aggregierte Angaben, insbesondere:

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, nachvollziehen zu können, wie die Website genutzt wird, um sie verbessern zu können. Da keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist hierfür keine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich.

Cloudflare ist zugleich der Anbieter, über den diese Website ausgeliefert wird. Durch die Reichweitenmessung kommt dadurch kein zusätzlicher Empfänger hinzu.

9. Welche personenbezogenen Daten werden im Coaching verarbeitet?

Im Rahmen des Coachings werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies für die Durchführung, Betreuung und individuelle Anpassung des Coachings erforderlich ist. Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

Welche konkreten Daten verarbeitet werden, richtet sich nach dem individuellen Coachingverlauf und den für die Betreuung erforderlichen Informationen.

10. Gesundheitsbezogene Daten

Im Rahmen des Coachings können Daten verarbeitet werden, die nach Art. 9 DSGVO als besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere als Gesundheitsdaten, einzustufen sein können. Hierzu können abhängig von den Angaben des Klienten beispielsweise Informationen über körperliche Beschwerden, Verletzungen, gesundheitliche Einschränkungen oder sonstige gesundheitsbezogene Angaben gehören.

Auch bestimmte Fitness-, Körper-, Trainings-, Ernährungs- oder Fortschrittsdaten können aufgrund ihres Zusammenhangs mit dem körperlichen Zustand einer Person als Gesundheitsdaten einzustufen sein.

Soweit für die Verarbeitung solcher Daten eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, wird diese entsprechend eingeholt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Coachingzwecken und nicht zu Werbe-, Profiling- oder Datenhandelszwecken.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

11. Zwecke der Verarbeitung

11.1 Durchführung des Coachings

Die Daten werden verarbeitet, um das vereinbarte Coaching durchführen und individuell gestalten zu können. Dies umfasst insbesondere:

11.2 Fortschrittskontrolle

Gewichts-, Trainings-, Ernährungs-, Aktivitäts-, Check-in- und sonstige Fortschrittsdaten werden verarbeitet, um die Entwicklung während des Coachings nachvollziehen und die Betreuung entsprechend anpassen zu können. Hierzu können beispielsweise Gewichtsverläufe, Kraftentwicklungen, Trainingsleistungen, Aktivitätsniveau, Schlaf, Regeneration und subjektives Wohlbefinden berücksichtigt werden.

11.3 Technikfeedback

Soweit der Klient Videoaufnahmen seiner Übungsausführung bereitstellt, können diese zur Beurteilung und Optimierung der Übungsausführung verarbeitet werden.

11.4 Kommunikation und fachliche Unterstützung

Die Kommunikation innerhalb des Coachings dient der Unterstützung zwischen den Check-ins sowie der Beantwortung fachlicher Fragen im Zusammenhang mit dem Coaching. Sie erfolgt grundsätzlich über die vereinbarte Coaching-Plattform.

11.5 Dokumentation

Personenbezogene Daten können zur Dokumentation des Coachingverlaufs und der vorgenommenen Anpassungen gespeichert werden. Dies ermöglicht es, den bisherigen Verlauf nachzuvollziehen und gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt auf relevante Informationen zurückzugreifen.

11.6 Vertrags- und Zahlungsabwicklung

Personenbezogene Daten werden außerdem verarbeitet, soweit dies für den Abschluss und die Durchführung des Coachingvertrags, die Rechnungsstellung, die Zahlungsabwicklung sowie die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

12. Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitungsvorgang kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

Die konkrete Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und Umfang der Verarbeitung.

13. Coaching-Plattform Gain

Für die Durchführung des Coachings wird die Plattform Gain der Gain. Fitness GmbH, Kelchweg 3, 8048 Zürich, Schweiz eingesetzt.

Gain verarbeitet innerhalb der Plattform nach eigenen Angaben insbesondere:

Die Gain-Datenschutzerklärung weist darauf hin, dass bestimmte dieser Daten als Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO einzustufen sein können. Gain tritt hinsichtlich der innerhalb der Plattform verarbeiteten personenbezogenen Daten nach eigener Angabe als eigenständiger Verantwortlicher auf.

Der Klient kann innerhalb der Plattform auf seine eigenen Daten zugreifen. Der jeweils zugewiesene Coach erhält Zugriff auf die für die Durchführung des Coachings erforderlichen Daten. Weitere Informationen sind der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung von Gain zu entnehmen.

14. Technische Dienstleister von Gain

Für den technischen Betrieb der Plattform setzt Gain nach eigenen Angaben weitere Dienstleister ein. Hierzu gehören insbesondere:

Auth0 / Okta

Wird zur Authentifizierung und Verwaltung der Nutzerkonten eingesetzt. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Profilbild und eine pseudonyme Nutzerkennung verarbeitet werden.

Amazon Web Services (AWS)

Wird für Hosting und Speicherung der innerhalb der Plattform verarbeiteten Daten eingesetzt.

Sentry

Wird zur technischen Fehler- und Performanceüberwachung eingesetzt. Dabei können insbesondere technische Fehlerdaten, Performanceinformationen, Geräteinformationen und pseudonyme Nutzerkennungen verarbeitet werden. Nach Angaben von Gain werden technische Crash-Logs grundsätzlich höchstens 90 Tage gespeichert.

Open Food Facts

Soweit die Barcode-Funktion der Ernährungsverwaltung genutzt wird, kann der entsprechende Produktbarcode zur Ermittlung von Produkt- und Nährwertinformationen an Open Food Facts übermittelt werden. Nach Angaben von Gain werden dabei keine personenbezogenen Daten des Klienten übermittelt.

15. Optionale Gesundheits-Schnittstellen

Die Gain-App kann auf Wunsch des Klienten mit Apple HealthKit bzw. Google Health Connect verbunden werden. Hierüber können – sofern der Klient die entsprechende Berechtigung erteilt – beispielsweise folgende Daten übernommen werden:

Der Zugriff erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Zustimmung des Klienten. Die Berechtigung kann jederzeit über die jeweiligen Geräteeinstellungen widerrufen werden. Nach Angaben von Gain werden diese Daten nicht für personalisierte Werbung, Profiling, Datenhandel oder sonstige nicht mit dem Coaching verbundene Zwecke verwendet.

16. Speicherung von Vertrags- und Geschäftsdokumenten über OneDrive

Vertragsunterlagen, Einwilligungen, geschäftliche Dokumente sowie gegebenenfalls weitere erforderliche Unterlagen werden über Microsoft OneDrive gespeichert. Hierbei wird ein persönliches OneDrive-Konto verwendet. Zu den dort gespeicherten Unterlagen können insbesondere gehören:

Der Zugriff auf diese Daten wird auf die hierfür erforderlichen Personen und Systeme beschränkt. Die Verarbeitung durch Microsoft erfolgt nach den für OneDrive geltenden Vertrags- und Datenschutzbestimmungen von Microsoft.

17. Speicherung und Übermittlung in Drittländer

Bei Gain werden die Daten nach dessen aktueller Datenschutzerklärung auf Servern in den USA gespeichert. Gain gibt an, für Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum bzw. der Schweiz insbesondere Standardvertragsklauseln (SCCs) sowie zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen einzusetzen.

Soweit weitere eingesetzte Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt dies nur unter Einhaltung der hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen.

18. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Coachingdaten innerhalb von Gain

Gain gibt für seine Plattform derzeit unter anderem folgende Speicherregelungen an:

Nach Beendigung der Beziehung zwischen Coach und Klient wird der Zugriff des jeweiligen Coaches auf die Daten nach Angaben von Gain entzogen.

Vertragsunterlagen

Verträge und sonstige Unterlagen werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Dokumentation des Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine längere Speicherung bestehen, werden diese Daten anschließend gelöscht.

Rechnungen und Buchungsbelege

Rechnungen und Buchungsbelege werden entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Nach § 147 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre. Die Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Buchungsbeleg entstanden ist.

Sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, werden entsprechend der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach § 147 AO beträgt diese grundsätzlich sechs Jahre. Für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und bestimmte weitere Unterlagen gelten grundsätzlich zehn Jahre. Es gilt jeweils die zum maßgeblichen Zeitpunkt geltende gesetzliche Regelung.

Grundsatz der Speicherbegrenzung

Unabhängig von technischen oder gesetzlichen Speicherfristen wird regelmäßig geprüft, ob personenbezogene Daten für den jeweiligen Zweck noch erforderlich sind.

19. Löschung und Löschkonzept

Für personenbezogene Daten wird ein Löschkonzept eingerichtet, das sich an dem jeweiligen Verarbeitungszweck und den geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten orientiert. Soweit eine automatisierte Löschung durch die eingesetzten Systeme möglich ist, werden entsprechende Funktionen genutzt.

Nicht automatisiert löschbare Daten werden im Rahmen regelmäßiger Überprüfungen gelöscht oder – sofern eine Löschung nicht erforderlich oder technisch nicht möglich ist – anonymisiert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

20. Datensicherheit

Zum Schutz personenbezogener Daten werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen. Hierzu gehören insbesondere:

Für die Speicherung von Dokumenten in OneDrive werden die von Microsoft bereitgestellten Sicherheitsmechanismen genutzt.

21. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder meines Sitzes:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt
[[BITTE BESTÄTIGEN: 06577 An der Schmücke liegt im Kyffhäuserkreis, Thüringen — damit wäre der TLfDI zuständig]]

22. Verarbeitung zu Marketingzwecken

Die Verarbeitung von Coaching- und Fortschrittsdaten zur Durchführung des Coachings ist von einer möglichen späteren Nutzung zu Marketingzwecken zu unterscheiden.

Fortschrittsbilder, Fortschrittsdaten, Erfahrungsberichte oder Kommunikationsausschnitte werden nicht allein aufgrund der Teilnahme am Coaching zu Marketingzwecken veröffentlicht. Eine entsprechende Nutzung erfolgt nur auf Grundlage einer gesonderten freiwilligen Einwilligung. Die Einzelheiten ergeben sich aus der separaten Einwilligung zur Verwendung von Fortschrittsdaten und sonstigen Inhalten zu Marketingzwecken. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

23. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Im Rahmen des Coachings erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber dem Klienten rechtliche Wirkung entfaltet oder ihn in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt. Die Entscheidungen über Trainings-, Ernährungs- und sonstige Coachingmaßnahmen werden durch den Coach unter Berücksichtigung der individuellen Situation des Klienten getroffen.

24. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich gesetzliche Vorgaben, die eingesetzten technischen Systeme, die verwendete Coaching-Plattform oder die Art der Verarbeitung personenbezogener Daten ändern. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt der Verarbeitung aktuelle Fassung.

Stand: [[DATUM DER FINALEN FASSUNG]]